Descrizione
Il Manuale di Gestione Documentale è il documento normativo interno, obbligatorio per legge (CAD), che descrive il sistema di gestione, tenuta e conservazione dei documenti di un’istituzione scolastica. Non è un semplice elenco di regole, ma una guida operativa che assicura l’efficienza e la trasparenza dell’azione amministrativa.
Cosa definisce nel dettaglio:
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Il ciclo di vita del documento: Dalla sua formazione o ricezione (tramite protocollo, PEC o interoperabilità) fino alla conservazione a lungo termine.
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Organizzazione e Classificazione: Stabilisce l’uso del Titolario di classificazione, che permette di organizzare i fascicoli (didattica, personale, contabilità) in modo logico e uniforme.
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Responsabilità: Identifica le figure chiave, come il Responsabile della gestione documentale e quello della conservazione.
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Sicurezza e Privacy: Garantisce che l’accesso ai dati sia protetto e conforme al GDPR, definendo chi può consultare o modificare i documenti.
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Dematerializzazione: Regola il passaggio dal cartaceo al digitale, l’uso della firma digitale e lo scarto dei documenti non più necessari tramite il Massimario.
Il Manuale è dunque uno strumento fondamentale per garantire che ogni atto scolastico sia facilmente reperibile e rispetti gli standard tecnici dettati dall’AgID.
